Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1.Objeto

EQUILATERA (EQ) S.A.S., identificada con NIT 901.055.146-1 (en adelante “EQUILATERA”, “EQ” o la “Compañía”), en calidad de consultora especializada en sostenibilidad social, diversidad, equidad de género, inclusión (DEI) y derechos humanos, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) con el fin de establecer los criterios, principios y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales de quienes se relacionan con la Compañía, ya sea a través de sus canales institucionales, de su sitio web, de su plataforma de inteligencia artificial DALIA o de su plataforma de diagnóstico organizacional EL PULSO.

2.Marco normativo

Esta Política se expide en cumplimiento de:

• La Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho al Habeas Data).
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• El Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Título 2, Capítulo 25).
• Las instrucciones y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de control en materia de protección de datos en Colombia.
• En las operaciones que EQUILATERA adelante fuera de Colombia, o con contrapartes de la Unión Europea, se atenderán adicionalmente los estándares del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), en lo que resulte aplicable y compatible con la normativa colombiana.

3.Responsable del tratamiento

Razón social: EQUILATERA (EQ) S.A.S.
NIT: 901.055.146-1
Domicilio: Carrera 17 No. 91-55,  Bogotá D.C., Colombia.
Correo electrónico de contacto: info@equilatera.com.co
Horario de atención: lunes a viernes, 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y 2:00 p.m. a 5:00 p.m.
Sitio web: www.equilatera.com.co
Ámbito geográfico: Colombia y los demás países en los que EQUILATERA preste sus servicios.

EQUILATERA actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales de sus clientes, colaboradores, contratistas, proveedores, candidatos y usuarios de sus canales digitales. Frente a la información que las empresas contratantes recolecten de sus propios colaboradores a través de EL PULSO, o frente a la información que un cliente institucional entregue a EQUILATERA en el marco de un contrato específico, EQUILATERA podrá actuar como Encargada del Tratamiento, en los términos descritos en el numeral 15 de esta Política.

4.Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, datos biométricos, y datos relativos a la vida sexual o de género).
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tal como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento.

5.Ámbito de aplicación

Esta Política aplica al Tratamiento de datos personales de las siguientes categorías de Titulares:

• Clientes, aliados y contactos comerciales.
• Colaboradores, ex colaboradores y candidatos a procesos de selección.
• Contratistas y proveedores, personas naturales o jurídicas.
• Visitantes y usuarios del sitio web equilatera.com.co y de los canales digitales y redes sociales de EQUILATERA.
• Usuarios registrados de DALIA, la herramienta de inteligencia artificial de EQUILATERA TECH.
• Empresas clientes y colaboradores de dichas empresas que participen en los diagnósticos, encuestas y demás instrumentos administrados a través de EL PULSO.

6.Datos personales objeto de Tratamiento

6.1. Clientes, aliados y contactos comerciales

Nombre, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono, dirección y demás información necesaria para la gestión comercial, contractual y de facturación.

6.2. Colaboradores, contratistas y proveedores

Datos de identificación, contacto, información contractual, laboral, financiera y de seguridad social, así como los datos requeridos para el cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral, tributaria y de seguridad y salud en el trabajo (SST).

6.3. Candidatos en procesos de selección

Hoja de vida, formación académica, experiencia laboral, referencias y demás información entregada voluntariamente por el candidato para el proceso de selección.

6.4. Usuarios del sitio web y canales digitales

Nombre, correo electrónico, teléfono y datos de navegación (cookies y tecnologías similares, ver numeral 17), recolectados a través de formularios de contacto, boletines o WhatsApp Business.

6.5. Usuarios de DALIA (inteligencia artificial de EQUILATERA TECH)

A través de DALIA, disponible en daliaglobal.co, EQUILATERA recolecta:

• Datos de identificación: nombre completo.
• Datos de contacto: correo electrónico.
• Datos corporativos: empresa, cargo e industria.
• Datos de interacción: consultas realizadas a DALIA, historial de conversaciones, “Proyectos” guardados y contenido cargado por el usuario en el panel de ingesta de información.
• Datos de suscripción: información de pago y facturación asociada al plan contratado (prueba gratuita de mensajes y plan mensual ilimitado).

6.6. Empresas y colaboradores usuarios de EL PULSO

EL PULSO es la plataforma de EQUILATERA TECH mediante la cual las organizaciones clientes acceden a diagnósticos de madurez organizacional en materia de género, diversidad e inclusión (entre otros, el Pulso Organizacional, el análisis de brecha salarial y el estudio de segregación ocupacional con enfoque de género). En este entorno se recolectan dos tipos de datos:

• Datos de la empresa contratante: razón social, NIT, sector, tamaño, nombre y correo del contacto administrador de la cuenta.
• Datos de los colaboradores encuestados: respuestas a los cuestionarios de diagnóstico, que pueden incluir información demográfica (cargo, nivel jerárquico, área, antigüedad) y, cuando el diagnóstico lo requiera, datos sensibles (ver numeral 7).

EQUILATERA únicamente recolecta de los colaboradores encuestados los datos estrictamente necesarios para el diagnóstico solicitado por la empresa contratante, y entrega a esta última resultados agregados y anonimizados que impiden identificar respuestas individuales, salvo que la empresa contratante y EQUILATERA acuerden expresamente un tratamiento distinto y este cuente con las autorizaciones correspondientes.

7.Datos sensibles

En el marco de los diagnósticos de género, diversidad e inclusión administrados a través de EL PULSO, EQUILATERA podrá solicitar de forma puntual datos sensibles tales como identidad y expresión de género, orientación sexual, pertenencia étnica o discapacidad, exclusivamente cuando resulten pertinentes para la finalidad del diagnóstico contratado. Frente a estos datos, EQUILATERA garantiza que:

• Responder a estas preguntas es siempre voluntario para el colaborador encuestado.
• No se autoriza para su Tratamiento ningún dato sensible que no haya sido objeto de una autorización explícita, previa e informada del Titular.
• Los resultados se entregan a la empresa contratante de forma agregada y anonimizada, sin identificar personas naturales.
• En ningún caso se utilizan datos sensibles para generar discriminación o afectar los derechos de los colaboradores encuestados.

8.Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados por EQUILATERA serán tratados para las siguientes finalidades, según la categoría de Titular y el canal a través del cual fueron recolectados:

Finalidades generales

• Gestionar la relación contractual, comercial y administrativa con clientes, aliados, contratistas y proveedores.
• Adelantar procesos de selección, contratación y administración de personal.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias y de seguridad social.
• Enviar comunicaciones sobre servicios, eventos, boletines, actualizaciones normativas y ofertas de consultoría.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQR).
• Realizar análisis internos, estadísticos y de mejora continua sobre la calidad de los servicios.

Finalidades específicas de DALIA

• Gestionar el acceso, la autenticación y la cuenta del usuario en la plataforma.
• Prestar el servicio de asistencia mediante inteligencia artificial y almacenar los “Proyectos” del usuario.
• Analizar tendencias de consulta, de forma agregada y anonimizada, para optimizar las respuestas de DALIA.
• Gestionar la facturación y renovación del plan de suscripción contratado.

Finalidades específicas de EL PULSO

• Aplicar los instrumentos de diagnóstico organizacional contratados por la empresa cliente (Pulso Organizacional, brecha salarial, segregación ocupacional, entre otros).
• Procesar y consolidar las respuestas para generar reportes agregados de madurez organizacional en género, diversidad e inclusión.
• Apoyar a la empresa cliente en el diseño de planes de acción y en procesos de certificación (por ejemplo, EDGE, Equipares o sellos equivalentes).

9.Autorización del Titular

Salvo las excepciones previstas en la ley (por ejemplo, información pública, requerimientos de una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o datos de naturaleza pública), el Tratamiento de datos personales por parte de EQUILATERA requiere la Autorización previa, expresa e informada del Titular. Dicha Autorización podrá otorgarse por escrito, de forma verbal, mediante mecanismos electrónicos (marcación de casillas, aceptación de términos y condiciones o de la presente Política) o mediante cualquier otro mecanismo que permita concluir de manera inequívoca su otorgamiento.

10.Derechos de los Titulares (Habeas Data)

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, todo Titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EQUILATERA.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11.Deberes de EQUILATERA

Como Responsable y/o Encargada del Tratamiento, según corresponda, EQUILATERA se compromete a:

• Garantizar el ejercicio del derecho de Habeas Data.
• Solicitar y conservar prueba de la Autorización otorgada por el Titular.
• Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad del Tratamiento.
• Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Actualizar la información cuando el Titular lo solicite, y rectificar los datos que resulten incorrectos.
• Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.

12.Procedimiento para el ejercicio de derechos

El Titular, sus causahabientes o representantes podrán ejercer sus derechos mediante comunicación dirigida al correo electrónico info@equilatera.com.co, indicando su nombre completo, número de identificación, el derecho que desea ejercer y una descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud, adjuntando los documentos que la soporten.

Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.Seguridad de la información

EQUILATERA ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o el uso indebido. Estas medidas incluyen, entre otras, controles de acceso, políticas internas de confidencialidad, cifrado de la información en las plataformas tecnológicas y procedimientos para la atención de incidentes de seguridad. En particular, DALIA y EL PULSO operan sobre infraestructura de proveedores de nivel empresarial (entre otros, Supabase y Google Cloud), que cuentan con protocolos de cifrado y seguridad reconocidos internacionalmente.

14.Transferencia y transmisión internacional de datos

Para la prestación de sus servicios tecnológicos, EQUILATERA podrá almacenar y procesar datos personales en servidores ubicados fuera de Colombia (incluyendo Estados Unidos y la Unión Europea), a través de proveedores de infraestructura en la nube contratados por la Compañía. El Titular que utilice DALIA o EL PULSO autoriza dicho almacenamiento, en el entendido de que EQUILATERA exige a sus proveedores tecnológicos garantizar niveles de protección de datos adecuados y compatibles con la normativa colombiana, conforme al artículo 26 y siguientes de la Ley 1581 de 2012.

15.Confidencialidad en contratos con terceros (encargo del Tratamiento)

Cuando en virtud de un contrato de prestación de servicios EQUILATERA reciba, produzca o trate datos personales por cuenta de un cliente institucional (por ejemplo, organismos de cooperación internacional, entidades públicas o empresas privadas), EQUILATERA actuará como Encargada del Tratamiento y se compromete a:

• Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones del Responsable y para los fines definidos en el contrato correspondiente, respetando los principios de necesidad y proporcionalidad.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos y guardar confidencialidad respecto de la información tratada.
• No divulgar la información a terceros sin autorización previa, expresa y por escrito del Responsable, salvo requerimiento de autoridad competente.
• Notificar sin demora cualquier incidente de seguridad que afecte los datos personales tratados en el marco del contrato, y colaborar en su contención y mitigación.
• No subcontratar el Tratamiento de datos personales sin autorización previa y escrita del Responsable, y exigir a cualquier subcontratista autorizado el cumplimiento de las mismas obligaciones.
• Devolver o eliminar, según las instrucciones escritas del Responsable, los datos personales tratados una vez finalizada la prestación del servicio, incluidas las copias de respaldo.

16.Tratamiento de datos de menores de edad

EQUILATERA no dirige sus servicios a menores de edad. En caso de que, en el marco de un diagnóstico o consultoría, resulte necesario tratar puntualmente datos de menores de edad, dicho Tratamiento se realizará respetando el interés superior y los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, y únicamente con la Autorización de sus representantes legales, en los términos del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

17.Uso de cookies y tecnologías de rastreo

El sitio web equilatera.com.co y las plataformas DALIA y EL PULSO utilizan cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, recordar preferencias y analizar el uso de los sitios de forma agregada. El usuario puede aceptar o gestionar el uso de cookies a través del mensaje de configuración disponible en el sitio web y a través de la configuración de su propio navegador.

18.Conservación y vigencia de las bases de datos

Las bases de datos de EQUILATERA se conservarán durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento, la relación contractual o comercial vigente, y los términos legales de conservación documental, contable, tributaria o laboral que resulten aplicables. Cumplida dicha finalidad, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservación, los datos serán eliminados de las bases de datos de la Compañía.

19.Modificaciones a la Política

EQUILATERA podrá modificar o actualizar esta Política en cualquier momento, con el fin de atender reformas legislativas, cambios en sus servicios o en las plataformas DALIA y EL PULSO, o nuevos requerimientos operativos. Toda modificación sustancial será informada previamente a través del sitio web www.equilatera.com.co o por correo electrónico, antes de su entrada en vigencia.

20.Vigencia

La presente Política rige a partir de su fecha de publicación y sustituye cualquier versión anterior de la Política de Tratamiento de Datos Personales de EQUILATERA (EQ) S.A.S.

Área responsable de la atención de solicitudes de protección de datos personales:

• Correo electrónico: info@equilatera.com.co
• Dirección: Carrera 17 No. 91-55, Bogotá D.C.
• Horario de atención: lunes a viernes, 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y 2:00 p.m. a 5:00 p.m.